Management Accounting Finance Consultants | Konsultan Manajemen Keuangan | Training Accounting Finance

Budget dan Cost Control

Dalam Menyusun Budget dan Cost Control di dalam perusahaan perlu di artikan terlebih dahulu mengenai pemahaman budgeting terlebih dahulu, Istilah lain yang digunakan yang berarti sama dengan anggaran seperti : Business Budget, profit planning and control, confrehensif budgeting, manajerial budgeting dan business Budget dan Cost Control. Menurut Gomes (1995, p.87-88), Budget dan Cost Control merupakan dokumen yang berusaha untuk mendamaikan prioritas-prioritas program dengan sumber-sumber pendapatan yang diproyeksikan. Budget dan Cost Control menggabungkan suatu pengumuman dari aktivitas organisasi atau tujuan untuk suatu jangka waktu yang ditentukan dengan informasi mengenai dana yang dibutuhkan untuk aktivitas tersebut atau untuk mencapai tujuan tersebut.

Dengan demikian Budget dan Cost Control dapat diartikan juga sebagai rencana terinci yang dinyatakan secara formal dengan ukuran kwantitatif yang biasanya dinyatakan dengan satuan uang untuk penggunaan sumber – sumber pada organisasi dalam jangka waktu tertentu.

Dalam menyusun anggaran harus diperhatikan hal berikut :

• Realistis 
• Flexible 
• Continues 

Proses penyusunan Anggaran, adalah merupakan proses akuntansi dan proses manajemen.
Proses Akuntansi, berarti penyusunan Budget dan Cost Control merupakan studi terhadap mekanisme, prosedur merakit data dan membentuk anggaran.
Proses Manajemen berarti proses penyusunan anggaran merupakan penetapan peran tiap manajer dalam melaksanakan program atau bagian program.

Proses Penyusunan Anggaran :

Menentukan pedoman perencanaan
Menyiapkan anggaran penjualan
Menyiapkan komponen anggaran lainnya
Perundingan untuk menyesuaikan rencana akhir dalam setiap komponen anggaran
Mengkoordinasi dan memperhatikan komponen anggaran
Pengesahan anggaran
Pendistribusian anggaran yang sudah di setujui

Budgeting & accounting Connection :

1. Akuntansi menyediakan data histories 
2. Komponen budgeting dinyatakan secara financial dalam format accounting 
3. Akuntansi menyediakan data actual sebagai bahan evaluasi 

Tanpa adanya Budget dan Cost Control, perusahaan akan mengalami kesulitan dalam meningkatkan produktivitas, efisiensi dan profit margin dari perusahaan. Tidak dipungkiri bahwa perusahaan sering membuat Budget ala kadarnya yang disusun hanya berdasarkan hasil kompilasi angka –angka dari Bagian- Bagian / Departemen- Departemen didalam perusahaan, padahal peranan Budget dan Cost Control sebagai suatu alat / system manajemen berjalan sejak awal perusahaan melakukan Aktivitasnya.

Budget dan Cost Control meskipun merupakan dua kegiatan yang berbeda, namun keduanya berjalan ke arah tujuan yang sama sesuai sasaran yang ditetapkan dalam perusahaan. Antara Budget dan Cost Control kedua-2 nya saling menunjang, melengkapi dan saling ketergantungan antara yang satu dengan yang yang lain.

Tujuan pelatihan

• Dapat meyusun anggaran perusahaan lebih detail teknik – teknik operational auditing 
• Dapat Mengetahui langkah – langkah dalam proses Budgeting dan Cost Control 

Job Analysis | Analisis Pekerjaan | Perencanaan Kerja |

Oleh : Rahadian Fatrah, S.Sos

Job Analysis / Analisis Pekerjaan dapat dianggap merupakan alat bagi pimpinan dalam memecahkan kemanusiaan. Job Analysis atau Analisis Pekerjaan merupakan suatu proses untuk membuat uraian pekerjaan sedemikian rupa, sehingga dari uraian tersebut dapat diperoleh keterangan – keterangan yang perlu untuk dapat menilai jabatan itu guna sesuatu keperluan, Job Analysis / Analisis Pekerjaan itu dapat dibedakan atas empat macam sesuai dengan tujuan analisis jabatan itu. Keempat jenis analisis jabatan itu adalah : 

1. Job Analysis for personel specifications; menentukan syarat mental yang bagaimana yang dibutuhkan dari seseorang untuk dapat sukses dalam memangku sesuatu jabatan.
2. Job Analysis for training purpose; menentukan langkah – langkah yang harus ditempuh dalam mengajarkan sesuatu pekerjaan kepada seorang pegawai baru, digunakan untuk kebutuhan latihan atau pendidikan.
3. Job Analysis for setting rates; menentukan nilai – nilai masing – masing jabatan dalam sesuatu badan usaha sehingga dengan demikian dapat ditentukan tingkat upah masing – masing jabatan itu secara adil.
4. Job Analysis for method improvements; mempermudah cara bekerja pegawai pada suatu jabatan tertentu bermaksud untuk menghilangkan gerak gerak pegawai yang tidak perlu.

Apakah manfaat dari analisis jabatan itu ?

• Analisis penyusunan kepegawaian; Informasi pekerjaan.
• Desain organisasi : menganalisis elemen, menyusun posisi org.
• Redesain pekerjaan : untuk meningkatkan metode pekerjaan, mengurangi kesalahan, eliminasi yang tidak perlu, perbaikan kinerja.
• Telaah dan PerencanaanKerja.
• Suksesi Manajemen.
• Pelatihan dan pengembangan.
• Jalur karir.
• Kriteria seleksi.
• Evaluasi pekerjaan 

Cara Menyusun Analisis jabatan Ada tiga cara pengumpulan informasi dalam penyusunan analisis jabatan :

• Penyusunan daftar pertanyaan
• Dengan interview.
• Peninjauan oleh penganalisis jabatan.

1.          Penyusunan daftar pertanyaan

Pada Umumnya tujuan tersebut dapat tercapai dengan mengajukan empat pertanyaan pokok sebagai berikut :

• Bagaimana para pekerja melakukannya ?
• Bagaimana dia melakukannya ?
• Mengapa dia melakukannya ?
• Siapa sajakah yang terlibat didalamnya ?

     2.     Dengan Interview 

Penyusunan analisis jabatan dengan cara interview sering dilakukan untuk mengecek kebenaran dari informasi yang diperoleh dengan cara pertama, maksudnya dari hasil yang diperoleh dengan cara interview baik dipergunakan sebagai bahan pelengkap untuk keterangan – keterangan yang terkumpul dengan cara yang pertama tadi.

     3.     Peninjauan oleh penganalisis jabatan 

Dengan cara ini si penganalisis jabatan melihat dengan mata kepala sendiri pekerjaan sedang dilakukan. Pada waktu itu bila perlu ia dapat mengajukan pertanyaan ba kepada orang yang sedang mengerjakan pekerjaan atau kepada atasan si petugas yang bersangkutan. Terkadang penyelesaian tugas terakhir ini dikerjakan oleh petugas – petugas lain dibagian personalia. Kedua hal tersebut terakhir adalah hasil yang diperoleh dari analisis jabatan.

Perencanaan Sumber Daya Manusia, Planning SDM, HR Planning

Proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Dalam melakukan Fungsi Kepersonaliaan, ada baiknya dilakukan perencanaan tenaga kerja, sering pula disebut PerencanaanSumber Daya Manusia atau Manpower planning, demi jelas apa yang menjadi tujuan berbagai kegiatan personalia tersebut, serta kegiaan – kegiatan apa saja yang akan dilakukan, selama jangka waktu tertentu dimasa depan misalnya setahun atau lima tahun. Sesuai dengan hal tersebut akan dikemukakan tentang berbagai aspek perencanaan :

Planning / Perencanaan

1.       Definisi Perencanaan Tenaga Kerja, Sasaran tepatnya : Mendapatkan dan mempertahankan kwantitas dan kwalitas SDM yang diperlukan, mampu mengantisipasi masalah – masalah yang muncul dari potensi kelebihan atau kekurangan Sumber Daya Manusia.

2.  Manfaat Perencanaan Tenaga Kerja, Dapat memungkinkan tenaga kerja yang ada dimanfaatkan secra lebih baik, setidaknya – tidaknya ada pedoman yang dapat digunakan dalam penggunan tenaga kerja yang ada secara lebih efisien dan lebih efektif. Dengan adanya Perencanaan Tenaga Kerja, maka usaha pertama yang harus dilakukan adalah mengadakan inventarisasi tenaga kerja dalam hal – hal sebagai berikut :

·         Jumlah tenaga kerja yang ada

·         Kwalifikasi masing – masing tenaga kerja

·         Lama dinas masing – masing tenaga kerja

·         Kemampuan, pengetahuan pendidikan masing – masing tenaga kerja

·         Potensi bakat masing – masing tenaga kerja

·         Minat atau perhatian tenaga kerja

Adanya data inventarisasi tenaga kerja seperti tersebut diatas berguna sebagai dasar dalam pengambilan keputusan untuk:

a.     Promosi tenaga kerja

b.    Program latihan dan pendidikan dan

c.     Mutasi tenaga kerja

3.      AktivitasPerencanaanTenaga Kerja

a.     Cara memperkirakan kebutuhan tenaga kerja :

·         Penilaian manajerial

·         Analisis rasio kecenderungan

·         Work study

·         Analisis keterampilan atau keahlian

b.    Suplai Tenaga Kerja

·         Analisis sumber daya yang ada

·         Analisis pemborosan

·         Penilaian perubahan dalam kondisi kerja dan absensi

·         Perkiraan hasil program pelatihan

Jadi karena kebutuhan menyusun inventarisasi data tenaga kerja yang kemudian dapat digunakan sebagai bahan dalam berbagai pengambilan keputusan seperti promosi, latihan, pendidikan dan mutasi tenaga kerja, terbuka jugalah keadaan kekurangan tenaga kerja yang diperlukan untuk mengisi lowongan kerja di masa depan.

Departemen Personalia, Kepersonalian, HR, HRD, Ketenagakerjaan,

Departemen Personalia

        Definisi Personalia, Kegiatan kepersonaliaan lebih berfokus kepada hal – hal yang lebih administrative yang mengatur hubungan employer dan employee didalam suatu organisasi yang dimiliki. Konteks Personalia lebih intens dilakukan ke Recruitment, terkait mulai dari tahapan seleksi, pengangkatan, pengkaryaan, dan pemberhentian / pemutusan hubungan kerja dan adanya keterkaitan juga dengan filing document kepegawaian, payroll dan administrasi terkait dengan karyawan perindividu.

        Fungsi Personalia, merupakan salah satu fungsi penting dari setiap manajer terutama karena para pemimpin memperoleh hasil melalui bawahannya dan agar bawahan dapat berprestasi besar, mampu bekerja baik, para pemimpinpun harus memberi perhatian kepada hal – hal yang berhubungan dengan fungsi personalia.

        Dalam sebuah perusahaan kecil fungsi personalia dilaksanakan langsung oleh pimpinan atas, jadi segala sesuatu yang berhubungan dengan tenaga kerja, seperti penempatan, pelatihan, pendidikan, mutasi dan promosi, kompensasi dan pemberhentian langsung menjadi tanggung jawab pimpinan atas. Pada perusahaan besar sebagian aktifitas departemen personalia akan didelegasikan kepada masing – masing manajer termasuk kepada kepala Departemen (Bagian atau Seksi) personalia. Pembagian kerja akan fungsi personalia, tidak berarti bahwa segala masalah tetap dapat diatasi. Semakin besar sebuah perusahaan atau organisasi semakin besar pula kompleksitas aktivitas perusahaan bukan saja menambah kesibukan pada fungsi pokok, tetapi pula pada fungsi personalia.

         Dalam Perusahaan fungsi personalia pada umumnya yang dilaksanakan ada 3 yaitu :

1. Procuring – memperoleh tenaga kerja, detail tugas :

    - Membuat anggaran tenaga kerja.

    - Menarik tenaga kerja.

    - Membuat job analiysis, job description, dan job specification.

    - Menetapkan dan menghubungi sumber – sumber tenaga kerja.

    - Mengadakan seleksi terhadap calon tenaga kerja.

2. Developing – memajukan atau mengembangkan tenaga kerja, detail tugas :

    - Melatih dan mendidik tenaga kerja.

    - Mempromosikan dan memindahkan tenaga kerja.

    - Mengadakan penilaian kecakapan tenaga kerja.

3. Maintaining – memanfaatkan tenaga kerja, detail tugas :

    - Memberhentikan tenaga kerja.

    - Memensiunkan tenaga kerja.

    - Memberi kompensasi.

    - Mengurus kesejahteraan pegawai termasuk pembayaran upah, perumahan, relasi, pengobatan, dan lain sebagainya.

Konsultasi HR Sistem, Konsultasi Manajemen SDM, HR Consultant, Konsultan HRD, HR Development Consultation, Recruitment, Management System, Human Resource Department Consultant

Oleh : RAHADIAN FATRAH S.Sos (Hadi)

Manajemen Sumber Daya Manusia

Arti dari Sumber Daya Manusia adalah perwujudan dari peran seorang manusia sebagai mahluk sosial yang mampu mengolah potensi Internal maupun External yang dimiliki guna mewujudkan kesejahteraan dan keseimbangan hidup yang berkelanjutan.

Definisi Manajemen ada berbagai ragam, ada yang mengartikan dengan ketatalaksanaan, proses, suatu penetapan tujuan, dan lain – lain. Dalam penjelasan definisi diatas dapat kita gabungkan dalam Manajemen Sumber Daya Manusia yang merupakan bagian dari ilmu manajemen, yang memiliki arti suatu usaha untuk mengerahkan dan mengelola sumber daya manusia didalam suatu organisasi agar mampu berfikir dan bertindak sebagaimana yang diharapkan dalam sebuah organisasi.

         Suatu Institusi maupun Organisasi dapat berkembang tentu karena sebuah hasil dari personil / pegawai yang dapat mengelola Institusi / Organisasi tersebut ke arah kemajuan yang diinginkan, hal sebaliknya tidak sedikit institusi / organisasi yang hancur dan gagal karena ketidak mampuan dalam mengelola sumber daya manusianya. Dalam Manajemen faktor manusia adalah yang paling menentukan, manusia yang membuat tujuan dan manusia pula yang melakukan proses untuk mencapai tujuan. Oleh karena itu, manajemen timbul karena adanya orang – orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan.

Proses Standard Operating Procedure merupakan hal yang mutlak dari segi qualitas industrial, Apa yang mendorong Standart? Perlu adanya penerapan Sistem manajemen mutu, ISO 9001 adalah standar internasional yang diakui untuk sertifikasi SistemManajemen Mutu (SMM). SMM menyediakan kerangka kerja bagi perusahaan anda dan seperangkat prinsip-prinsip dasar dengan pendekatan manajemen secara nyata dalam aktifitas rutin perusahaan untuk terciptanya konsistensi mencapai kepuasan pelanggan.

Dari pendekatan yang ada tentang Manajemen Sumber Daya Manusia beberapa tokoh mendefinisikannya sebagai berikut :

·        Mary Parker Follett Manajemen sumber daya manusia adalah suatu seni untuk mencapai tujan – tujuan organisasi melalui pengaturan orang – orang lain untuk melaksanakan berbagai pekerjaan yang diperlukan atau denga kata lain tidak melakukanpekerjaan – pekerjaan itu sendiri.

·  A.F. Stoner Manajemen sumber daya manusia adalah suatu prosedur yang berkelanjutan yang bertujuan untuk memasok suatu organisasi atau perusahaan dengan orang-orang yang tepat untuk ditempatkan pada posisi dan jabatan yang tepat pada saat organisasi memerlukannya.

·  Edwin B. Flippo Manajemen Sumber Daya Manusia adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan kegiatan – kegiatan pengadaan, pengembangan, pemberian, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan dan pelepasan sumber daya manusia agar tercapai tujuan individu, organisasi dan masyarakat.

Manajemen Sumber Daya Manusia / Human Resources Management, termasuk desain dan implementasi sistem perencanaan, penyusunan karyawan, pengembangan karyawan, pengelolaan karier, evaluasi kerja, kompensasi karyawan dan hubungan karyawan.

Dapat kita jabarkan tentang Fungsi Manajemen adalah sebagai berikut :

• Planning (perencanaan)

• Organizing (pengorganisasian)

• Directing (pengarahan)

• Pengawasan (Controling)

Planning (Perencanaan) adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi.

Organizing (Pengorganisasian) merupakan proses penyusunanan anggota dalam bentuk sturktur organisasi untuk mencapai tujuan organisasi dengan sumber daya yang dimiliki dan lingkungan yang melingkupinya baik intern maupun ekstern.

Directing (pengarahan) Proses implementasi program agar dapat dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggung jawabnya dengan penuh kesadaran dan produktifitas yang tinggi.

Pengawasan (Controling) Proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan, diorganisasikan dan diimplementasikan dapat berjalan sesuai dengan target yang diharapkan sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan dunia bisnis yang dihadapi.

Bagian dalam unit yang biasanya mengurusi SDM adalah Departemen Sumber Daya Manusia atau HRD (human resource department)

Fungsi dari Departemen Sumber Daya Manusia :

·        Pengadaan, yaitu proses penarikan, seleksi, penempatan, orientasi, dan induksi, untuk mendapatkan karyawan yang sesuai kebutuhan perusahaan.

·        Pengembangan, yaitu proses keterampilan, teknis, teoritis, konseptual, dan moral karyawan melalui pendidikan dan pelatihan. Pendidikan dan pelatihan yang diberikan harus sesuai dengan kebutuhan pekerjaan masa kini maupun masa depan.

·      Kompensasi, yaitu pemberian balas jasa langsung dan tidak langsung berbentuk uang atau barang kepada karyawan sebagai imbalan jasa (output) yang diberikan kepada perusahaan. Prinsip kompensasi adalah adil dan layak sesuai prestasi dan tanggung jawab karyawan tersebut.

·     Pengintegrasian, yaitu kegiatan untuk mempersatukan kepentingan perusahaan dan kebutuhan karyawan, sehingga tercipta kerjasama yang serasidan saling menguntungkan. Dimana pengintegrasian adalah hal yang penting dan sulit dalam manajemen SDM, karena mempersatukan dua aspirasi / kepentingan yang bertolak belakang antara karyawan dan perusahaan.

·   Pemeliharaan, yaitu kegiatan untuk memelihara atau meningkatkan kondisi fisik, mental dan loyalitas karyawan agar tercipta hubungan jangka panjang. Pemeliharaan yang baik dilakukan dengan program K3 (Keselamatan dan Kesehatan Kerja)

·     Pemberhentian, adalah putusnya hubungan kerja seseorang dari suatu perusahaan. Pemberhentian disebabkan oleh keinginan pegawai, keinginan perusahaan, kontrak kerja berakhir, pensiun dan sebab-sebab lainnya.

Dari uraian diatas dapat dikatakan bahwa pelaksanaan fungsi-fungsi tersebut diarahkan pada pemaksimalan dan pemanfaatan pegawai dalam merealisasikan pencapaian tujuan dengan memperhatikan keinginan dari pegawai. Adapun beberapa hal baru yang memungkinkan fungsi SDM dapat dikembangkan menjadikan fungsi spesialis dikarenakan perubahan – perubahan ilmu pengetahuan dan perkembangan industrialisasi saat ini seperti :

·  Manajemen SDM spesialis administrasi, yang lebih kearah perekrutan pegawai staffing, coordinating yang dilakukan oleh bagian personalia saja.

· Manajemen SDM spesialis perencanaan (planning), yang lebih bersifat ke pengembangan Strategik.

·  Manajemen SDM technologi, yang juga harus dapat mengantisipasi perubahan teknologi dalam dimensi internasional yang mulai memasuki bisnis.